Pewien pracodawca w Ujściu wprowadził tryb pracy w blokach czasowych, który z założenia miał wpłynąć na większą efektywność w realizacji zleconych pracownikom zadań. Efekty przeszły najśmielsze oczekiwania Kierownika zespołu. Na czym polega metoda time boxing i dlaczego jest tak skuteczna?
Zastanówmy się najpierw jak wygląda standardowy dzień pracy w biurze. Pracownicy zasiadają do swoich biurek i mierzą się z zadaniami, które zlecił im kierownik, pracownik innego działu, bądź po prostu klient. Każdy pracownik firmy w Ujściu ma jakiś swój system ustalania priorytetów. Z jakichś względów ustawia sobie realizację zadań w danej kolejności. W końcu przystępuje do ich realizacji. Czasami wpadają inne zadania o wyższym priorytecie, które trzeba wykonać, zanim skończy się dotychczas wykonywaną czynność.
Ciężko jest się połapać w natłoku zadań. Czasami zdarza się, że pewne zadania umykają nam i czekają na swoją kolej niedokończone. Dlatego konieczne jest wprowadzenie metody, która systematyzuje pracę. Metoda time boxing polega na tym, że ustala się bloki czasowe, w których pracuje się nad danym zadaniem. Np. 45 minut przeznaczamy na realizację danej czynności. Jeśli skończymy wcześniej, możemy przejść do kolejnego zadania. Jeśli natomiast nie uda nam się wyrobić w wyznaczonym czasie – trudno, musimy odłożyć zadanie i przejść do realizacji następnego. Efektywność osób zatrudnionych w tejże firmie w Ujściu skoczyła o ponad 50%.
Dlaczego ta metoda jest aż tak skuteczna? Ponieważ ustala pracownikowi czas, w którym maksymalnie skupia się na realizacji danego zadania. Kiedy nie mamy ustawionego czasu pracy, rozleniwiamy się, bo czas wydaje nam się nieograniczony. W metodzie bloków czasowych mamy ustalony czas pracy oraz czas przerw.